横浜地域ケアプラザのインターネット予約と抽選に関する業務をお引き受けするシステム［C-サポート］は、
市内の地域ケアプラザ職員様から弊社が直接ご相談を受け、
職員・団体利用者どちらのお困り事にも対応できる、施設利用予約の現場業務とぴったりわせて開発しました。
一般的な予約システムにはない、ケアプラザに必要な独自機能も搭載して、予約業務を全面的にサポートします。
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そして現在、
横浜市では「横浜DX 戦略★」が進行中です。
デジタルファーストによる行政サービス向上への取り組みが進められ、周辺施設のサービスもインターネットがどんどん活用される状況になります。
他の施設は便利になったのだから同じように‥と、地域ケアプラザも足並みをそろえることが市民からも望まれています。
★横浜市がR4 年から４カ年計画で進める「デジタルの恩恵をすべての市民、地域に行きわたらせ、魅力あふれる都市をつくる」ことを目的とし、デジタル化の方針を示したもの（横浜市ホームぺージより抜粋）
予約が職員対応のみの場合、
利用者の方は、どんな不便を感じていますか？
耳が遠いので、電話が聞き取りづらい
聞き取りが苦手、お話がしづらい、電話がは緊張する等、気軽に予約が入れられない
窓口に行くにも、時間や運賃がかかる
わざわざ出向くのも大変
日中は忙しく、
予約をする時間がとりにくい
受付時間内になかなか手が空かない
C-サポート導入
自分のペースで
落ち着いて予約できる
自分でゆっくり確認しながら予約できるので、安心
空き時間に、思い立ったらすぐ予約できる
開館時間に合わせて連絡する必要がないので安心
今まで通りの方法も継続できる
WEBや機械が苦手な方は、
従来の方法でも予約できて安心
団体利用者様予約の利便性がUPし、
要望にこたえることができます！
インターネット予約の導入による団体利用者の方々へのサービス向上、
感染症・対人トラブル回避
職員様の負担減
地域ケアプラザ独自の、団体種別により異なる複雑な予約に対応！
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地域ケアプラザ現場職員の方から、
地域の利用者へのサービスの充実と、
ケアプラザ職員の作業環境の改善につながる
システムの作成のご相談を直接を受け、開発を始めました。
地域ケアプラザでの職員業務で改善したい点は？
細かい作業に手が取られる
予約業務は案外多岐にわたるので、
他の重要な業務から時間を割いている
窓口に行くにも、時間や運賃がかかる
電話で予約のやりとりをしていると、
言った言わないで問題が解決できない
受付解禁日・抽選時など窓口が混雑
感染症リスクや、団体利用者同士のトラブルは避けたい
C-サポート導入
空き室情報や必要書類の作成は
PC任せ作業減
システムが自動的にデータを挿入し、印刷できる状態に作成します。
機械処理で作業を単純化し、
問題の原因を可視化
・申込者本人が直接要綱を入力
・システム入力履歴の自動保存など
できるだけ間違いを避ける助けになります。
WEB・窓口どの申し込みも自動で一括処理
平等な抽選がワンクリックで
インターネットでの予約が主流になり、
施設職員の業務負担やミス・トラブルが減ります！
では、何故、弊者にご相談いただいたのでしょうか？それは…
弊社、自治体向け施設予約支援システム［F-サポート(→)］は、
横浜市内 8区・約30以上の地区センター、コミュニティハウスで実際の予約業務に使用されており、
先のケアプラザ職員様も実際にご覧になり、ご相談いただいたということです。
「C-サポート」は、
現在複数の地区でご活用いただいている
「地区センター予約管理システム」のノウハウを生かし、
地域ケアプラザ専用に改良したものです。
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様々なシーンを想定し設計されたシンプルな使いやすさは、
地区センターでの実績からの成果です。
運用を開始してからは、予約関連の大半がインターネット経由になりました。
職員、団体利用者ともにC-サポートの操作にも慣れ、システムをしっかり活用しています。
C-サポートはこんなシステムです
団体種別によって異なる対応の自動判別など、地域ケアプラザの施設利用予約・抽選・受付・管理に特化。
団体利用者の利便性向上と、職員業務の軽減をサポートします。
部屋の予約・抽選
インターネットで、
部屋予約、抽選を
24時間受け付けます。
予約・抽選・空き部屋情報等
全てPCで管理。
予約に関する業務が大幅に減らせます。
電話など従来の予約方法も継続していただけます。
インターネットからの申し込みと合わせて処理できるので、どの方法での申し込みも平等に扱われ、PC、スマートフォンなどに慣れていない方も、安心してお申込み頂けます。
抽選結果の通知
抽選の場合は
PC内で機械的に当落が決定し、結果が申込者にメールで届きます。
抽選後
登録されているアドレスに自動的に送信されるので、
職員様の手間は不用です。
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C-サポートの主な機能
システムが部屋利用予約をサポートします。
青文字の項目はオプションです。
モバイルからの申し込み
優先予約・抽選応募の受付
抽選応募の受付
応募予約の抽選
抽選結果の自動通知メール
通常予約の受付
駐車場予約の同時受付
備品予約の同時受付
キャンセルの受付
WEB・窓口
一括対応
料金の自動計算
団体利用者情報の管理
団体種別毎の対応設定
館内サイネージ表示
情報を大切に扱えます。
変更前の内容を自動保存
予約毎にログインパスワード発行
長時間放置時の自動ログアウト
職員個別のID/パスワード設定
職員別に作業権限を設定
システムでの自動作成で作業を省きます。
各団体への個別の登録案内
抽選応募状況カレンダー
予約状況カレンダー
当日全館利用予定表
当日各部屋利用予定表
実績集計表（横浜市への報告用）
利用申請書
団体一覧
予約一覧
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もう少し詳しく…
もう少し詳しく1：地域ケアプラザ利用予約・抽選受付
予約はインターネットでいつ、どこででもOK。
予約状況をカレンダー形式で表示し、新たな予約が入ればリアルタイムに更新。ホームページ・館内ディスプレイで、いつでも誰でも確認可能です。
予約時に空きは利用者側で確認していただけます！
つまり…
→団体利用者は…
・施設へ問い合わせなくても、自身の都合と照らし合わせ、すぐに予約が入れられます。
・予約抽選の際、すでに希望が入っている日時をさけ、できるだけ当選確率の高い日時を選んで応募できます。
→特定の日に希望が集中するのを避けることができ、利用がスムーズになります。
→地域ケアプラザ職員は…
・空き日時の問い合わせ、窓口での予約が減りますので、対応職員様の予約関連の業務は大幅に軽減できます。
→業務の効率化でストレスフリーを目指せます。
インターネットで抽選、予約、キャンセルを受け付けることで、
電話対応の際に起こりがちな利用者・職員間の、聞き間違い、勘違いが等が減り、
双方が不快な思いをしたり、トラブルに発展することも回避できます。
もう少し詳しく2：抽選予約の当落管理・抽選結果の通知
◆予約応募の抽選は、抽選日にワンクリックで終了。抽選は、システムがランダムに当落を決定します。
利用者に公平なシステムでの抽選後は、当落結果を自動でメール配信します。
- たまたま落選が続く場合でも、施設側が意図的に当落を操作しているのでは？と不信に思われる場合もあるようです。
システムでの機械的抽選のしくみを説明することで、抽選の不正、不平等がないことをご理解いただけます。 - 抽選結果通知をメールで行うことで、団体利用者様の確認の手間を減らすことが出来ます。また、クリック一回で一斉にメールを送れるので、手間や通知ミスを避けることが出来ます。
もう少し詳しく3：予約に関しての告知・事務処理・登録団体管理
部屋の利用予定・お知らせ等を、館内にディスプレイ表示
- ディスプレイ機材のご購入についても対応しています。
◆定期的な横浜市への報告書類等、地域ケアプラザで必要なデータを、簡単操作で集計・ダウンロードできます。
◆利用申請書・利用実績集計・利用スケジュール表等、
必要項目が記入された書類をプリントアウトできます。
- 各部屋に掲示できる使用予定表も自動で作成。当日の予定を、全館分まとめてプリントアウトして、すぐに掲示できます。
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C-サポートの安心設計
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お客様の声：青葉台地域ケアプラザ様
青葉台地域ケアプラザ様にC- サポートを導入いただく際、ご担当いただいた高橋様からコメントをいただきました。（質問：コム・アシスト株式会社担当・讃良）
Q. システム導入のきっかけは？
高橋様：
私が若草台地区センター（弊社予約システムF- サポート導入済）を訪問した時、インターネットで部屋
の予約がされ、入口には大きなディスプレイに部屋の予約状況が表示されていました。
予約受付の度に業務を止めなければならない悩みや受付の際窓口に人が重なり混雑してしまうという課題がかね
てよりあり、この度のコロナ禍にあって、当館でもこのような形が取れると非常に助かるなと考えたのがきっかけです。
また、利用される方々から地区センターと同じ予約システムがあると良いという希望も強くあり導入を考えました。
Q. 導入前に一番期待されたことは？
高橋様：
これまで部屋の予約に関しては、電話での対応も来館時の対応もすべて紙の台帳を使用して管理して
きましたが、これにスタッフの時間がとられ、その都度業務を停止することになって効率の悪さを感じていました。
更に利用者との予約や予約の取り消しに関する行き違いなどが生じることもあり、このあたりが改善されることを
期待しています。
⇒システム（C- サポート）には履歴機能があり、登録や変更に関して後日確認ができます。
Q. 導入されていかがでしょうか？
高橋様：
導入してまだ日が浅いのではっきりとは言えませんが、スタッフも操作方法に慣れ、利用者とのトラブル
も無くスムーズなスタートを切れたと思っています。
Q. 今後期待されることは？
高橋様：
このシステム（C- サポート）を活用することで、今までの悩みや課題が解決するだけでなく、スタッフ
の業務負担軽減による心の安定、結果として来館される方々との笑顔の交流が末永く続いていくことになれば非常
に嬉しいですね。
⇒今後も改善を重ね、より使い易く機能を充実していきます。
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C-サポート導入～予約開始までの大まかな流れ
1. ご契約
2. システムを地域ケアプラザ様のご要望に合わせて設定
3. 地域ケアプラザ職員様向けの使用研修会
4. 地域ケアプラザ利用者へ、インターネット予約開始の告知
5. 利用者団体情報をシステムに登録
（告知・登録に関しても、ご希望があれば、弊社でサポートいたします）
6. 各利用者に向けて予約用メールアドレスの登録依頼
（職員による入力の間違いを防ぐため、利用者本人がインターネットでメールアドレスを登録する、入力の案内書類が自動で作成されます。
各団体ごとに専用の登録ページがあり、書類はそのリンクをQRコードで案内する内容になっています。
各団体登録時に発行されますので、メールアドレス登録ご依頼の際にお渡しください）
7. 利用者はアドレス登録とメールで届くワンタイムパスでログイン
8. インターネット・窓口でのご予約開始
9. サイネージ機器（ご希望の場合のみ）の設置
（4か月分の予約の予定カレンダー、当日の利用状況などをディスプレイ表示します。）
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C-サポート基本構成
・施設予約・予約管理システム（施設予約管理用/利用者予約用）
【予約掲示用ディスプレイ設置の場合】
・当日予定表示機器:28inchディスプレイ…1台
・4ヶ月予約表示機器:32inchディスプレイ×2…1台
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動作環境
【利用者】ブラウザが動作すれば、OS・機器は問いません。モバイルでの利用可能（一部使用できない機種があります）
【管理者】ブラウザが動作するWindowsPC
※利用者、管理者ともインターネット環境必須
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特別なPCやOSは不要です。現在ご使用中のものがあれば、そのままでお使いいただけます。
価格
各地域ケアプラザ様の現状に合わせて最適なプランをお選びいただけます。
◆必要なオプションの有無で選択できる4つのコースをご用意しました。
基本機能はどのコースでも全てお使いいただけます。
ご希望されるオプションによって価格が変わりますので、下の表でご確認ください。
▲利用者とのオンライン相談には、弊社の「地域ケアプラザOnline相談システム」を使用します。初心者でも簡単にZOOMミーティングが出来るシステムで、相談日や予約の設定が、簡単な入力のみですぐにできます。
◆導入の際は、別途、初期導入費￥33,000（税込）が必要です。
C-サポートは、地域ケアプラザ予約に関する業務をシステムで一括処理。
職員様の業務効率化と利用者へのサービス向上をサポートします。
