開発のきっかけこんなシステム主な機能もう少し詳しく安心設計お客様の声導入の流れ基本情報価格申し込み・問い合わせ

横浜市内の地域ケアプラザ職員様から直接ご相談を受け、
職員・団体利用者どちらのお困り事にも対応できる、施設利用予約の現場業務とぴったり合ったシステムを開発しました。
一般的な予約システムにはない、ケアプラザに必要な独自機能も搭載して、予約業務を全面的にサポートします。

*2022年「IT導入補助金」適応*
通常価格の75%引きで導入が可能!


■補助金■
初年度システム利用料・導入サポート料の3/4
及び ディスプレイ導入費に対して10万円
補助金詳細→

※申請手続きは、弊社での過去の多くの申請経験を活かし、手厚くサポート致します。
締め切など詳細についても弊社にお気軽にお問い合わせください。

インターネット予約の導入により、感染症・対人トラブル回避
職員様の負担減

地域ケアプラザ独自、団体種別により異なる複雑な予約に対応!


地域ケアプラザ現場職員の方から、こんな状況を改善できないかとご相談を受けました

予約関連の大半がインターネット経由になりました。
職員、団体利用者ともにC-サポートの操作にも慣れ、システムをしっかり活用しています。

では、何故、弊者にご相談いただいたのでしょうか?それは…

弊社、施設管理支援システムシリーズ[F-サポート(→)]は、
横浜市内 8区・約30の地区センター、コミュニティハウスで実際の予約業務に使用されており、
先のケアプラザ職員様も実際にご覧になり、ご相談いただいたということです。

「C-サポート」は、
現在ご活用いただいている地区センター予約管理システムのノウハウを生かし、
地域ケアプラザ専用に改良したものです。

様々なシーンを想定し設計されたシンプルな使いやすさは、
地区センターでの実績からの成果です。

C-サポートはこんなシステムです

団体種別によって異なる対応の自動判別など、地域ケアプラザの施設利用予約・抽選・受付・管理に特化。
団体利用者の利便性向上と、職員業務の軽減をサポートします。

部屋の予約・抽選


団体利用者は、インターネット利用可能なPC・スマートフォン・タブレット等を使い、いつでもどこからでも予約状況を確認の上、気軽にご予約頂けます。(一部の機種を除く)

インターネットで、
部屋予約、抽選を
24時間受け付けます。

予約・抽選・空き部屋情報等
全てPCで管理。
予約に関する業務が大幅に減らせます。

電話など従来の予約方法も継続していただけます。

インターネットからの申し込みと合わせて処理できるので、どの方法での申し込みも平等に扱われ、PC、スマートフォンなどに慣れていない方も、安心してお申込み頂けます。

抽選結果の通知


抽選の場合は
PC内で機械的に当落が決定し、結果が申込者にメールで届きます。

抽選後
登録されているアドレスに自動的に送信されるので、
職員様の手間は不用です。

C-サポートの主な機能

システムが部屋利用予約をサポートします。

モバイルからの申し込み

優先予約・抽選応募の受付

抽選応募の受付

応募予約の抽選

抽選結果の自動通知メール

通常予約の受付

駐車場予約の同時受付

備品予約の同時受付

キャンセルの受付

職員受付分を統合

料金の自動計算

団体利用者情報の管理

団体種別毎の対応設定

情報を大切に扱えます。

変更前の内容を自動保存

予約毎にログインパスワード発行

長時間放置時の自動ログアウト

職員個別のID/パスワード設定

職員別に作業権限を設定

システムでの自動作成で作業を省きます。

各団体への個別の登録案内

抽選応募状況カレンダー

予約状況カレンダー

当日全館利用予定表

当日各部屋利用予定表

実績集計表(横浜市への報告用)

利用申請書

団体一覧

予約一覧

もう少し詳しく…

もう少し詳しく1:地域ケアプラザ利用予約・抽選受付

予約はインターネットでいつ、どこででもOK。
予約状況をカレンダー形式で表示し、新たな予約が入ればリアルタイムに更新。ホームページ・館内ディスプレイで、いつでも誰でも確認可能です。

予約時に空きは利用者側で確認していただけます!

つまり…

→団体利用者は…

施設へ問い合わせなくても、自身の都合と照らし合わせ、すぐに予約が入れられます
・予約抽選の際、すでに希望が入っている日時をさけ、できるだけ当選確率の高い日時を選んで応募できます
→特定の日に希望が集中するのを避けることができ、利用がスムーズになります。

→地域ケアプラザ職員は…

・空き日時の問い合わせ、窓口での予約が減りますので、対応職員様の予約関連の業務は大幅に軽減できます。
→業務の効率化でストレスフリーを目指せます。


インターネットで抽選、予約、キャンセルを受け付けることで、
電話対応の際に起こりがちな利用者・職員間の、聞き間違い、勘違いが等が減り、
双方が不快な思いをしたり、トラブルに発展することも回避できます。


もう少し詳しく2:抽選予約の当落管理・抽選結果の通知

◆予約応募の抽選は、抽選日にワンクリックで終了。抽選は、システムがランダムに当落を決定します。

利用者に公平なシステムでの抽選後は、当落結果を自動でメール配信します。

  • たまたま落選が続く場合でも、施設側が意図的に当落を操作しているのでは?と不信に思われる場合もあるようです。
    システムでの機械的抽選のしくみを説明することで、抽選の不正、不平等がないことをご理解いただけます。
  • 抽選結果通知をメールで行うことで、団体利用者様の確認の手間を減らすことが出来ます。また、クリック一回で一斉にメールを送れるので、手間や通知ミスを避けることが出来ます。

もう少し詳しく3:予約に関しての告知・事務処理・登録団体管理

部屋の利用予定・お知らせ等を、館内にディスプレイ表示

  • ディスプレイ機材のご購入についても対応しています。

定期的な横浜市への報告書類等、地域ケアプラザで必要なデータを、簡単操作で集計・ダウンロードできます。

利用申請書・利用実績集計・利用スケジュール表等、
必要項目が記入された書類をプリントアウトできます。

  • 各部屋に掲示できる使用予定表も自動で作成。当日の予定を、全館分まとめてプリントアウトして、すぐに掲示できます。

*

C-サポートの安心設計

*

お客様の声:青葉台地域ケアプラザ様

青葉台地域ケアプラザ様にC- サポートを導入いただく際、ご担当いただいた高橋様からコメントをいただきました。(質問:コム・アシスト株式会社担当・讃良)

Q. システム導入のきっかけは?

高橋様:

私が若草台地区センター(弊社予約システムF- サポート導入済)を訪問した時、インターネットで部屋
の予約がされ、入口には大きなディスプレイに部屋の予約状況が表示されていました。
 予約受付の度に業務を止めなければならない悩みや受付の際窓口に人が重なり混雑してしまうという課題がかね
てよりあり、この度のコロナ禍にあって、当館でもこのような形が取れると非常に助かるなと考えたのがきっかけです。
 また、利用される方々から地区センターと同じ予約システムがあると良いという希望も強くあり導入を考えました。


Q. 導入前に一番期待されたことは?

高橋様:

これまで部屋の予約に関しては、電話での対応も来館時の対応もすべて紙の台帳を使用して管理して
きましたが、これにスタッフの時間がとられ、その都度業務を停止することになって効率の悪さを感じていました。
 更に利用者との予約や予約の取り消しに関する行き違いなどが生じることもあり、このあたりが改善されることを
期待しています。

⇒システム(C- サポート)には履歴機能があり、登録や変更に関して後日確認ができます。


Q. 導入されていかがでしょうか?

高橋様:

導入してまだ日が浅いのではっきりとは言えませんが、スタッフも操作方法に慣れ、利用者とのトラブル
も無くスムーズなスタートを切れたと思っています。


Q. 今後期待されることは?

高橋様:

このシステム(C- サポート)を活用することで、今までの悩みや課題が解決するだけでなく、スタッフ
の業務負担軽減による心の安定、結果として来館される方々との笑顔の交流が末永く続いていくことになれば非常
に嬉しいですね。

⇒今後も改善を重ね、より使い易く機能を充実していきます。


*

C-サポート導入~予約開始までの大まかな流れ

1. ご契約


2. システムを地域ケアプラザ様のご要望に合わせて設定


3. 地域ケアプラザ職員様向けの使用研修会


4. 地域ケアプラザ利用者へ、インターネット予約開始の告知


5. 利用者団体情報をシステムに登録


(告知・登録に関しても、ご希望があれば、弊社でサポートいたします)


6. 各利用者に向けて予約用メールアドレスの登録依頼

(職員による入力の間違いを防ぐため、利用者本人がインターネットでメールアドレスを登録する、入力の案内書類が自動で作成されます。
各団体ごとに専用の登録ページがあり、書類はそのリンクをQRコードで案内する内容になっています。
各団体登録時に発行されますので、メールアドレス登録ご依頼の際にお渡しください)


7. 利用者はアドレス登録とメールで届くワンタイムパスでログイン


8. インターネット・窓口でのご予約開始


9. サイネージ機器(ご希望の場合のみ)の設置

(4か月分の予約の予定カレンダー、当日の利用状況などをディスプレイ表示します。)

*

C-サポート基本構成

・支援管理システム(施設予約管理用/利用者予約用)

【予約掲示用ディスプレイ設置の場合】
・当日予定表示機器:28inchディスプレイ…1台
・4ヶ月予約表示機器:32inchディスプレイ×2…1台

*

動作環境

【利用者】ブラウザが動作すれば、OS・機器は問いません。モバイルでの利用可能(一部使用できない機種があります)
【管理者】ブラウザが動作するWindowsPC
※利用者、管理者ともインターネット環境必須

*

特別なPCやOSは不要です。現在ご使用中のものがあれば、そのままでお使いいただけます。

*

価格:IT導入補助金で、システム使用料の75%が補助されます。

各地域ケアプラザ様の現状に合わせて最適なプランをお選びいただけます。


◆補助金を利用して予約システムを導入「シンプルプラン」:

予約状況掲示用のディスプレイ機材は必要ない、既にお持ちである、というケアプラザ様は、システムのみご使用の「シンプルプラン」をお選びいただけます。
初年度システム使用料(税別価格)の75%の金額が補助金で交付されますので、初年度は大変お得にご利用いただけます。


◆館内掲示用ディスプレイを10万円引きで購入できる「Dプラン」:

ディスプレイ機材を合わせてお求めになりたい場合、標準セットの2台(合計330,000円・税込)に補助金100,000円が交付されます。
・当日予定表示機器:28inchディスプレイ…1台
・4ヶ月予約表示機器:32inchディスプレイ×2…1台
上記のシンプルプランでシステムも同時にお求めいただけます。


◆システム操作の不安に手厚くサポート「Sプラン」:

PCの操作や、システムのご活用に不安が大きい方には、別途初期導入サポートを(165,000円・税込→補助金利用で37,500円)で追加いただけます。
C-サポートはシンプルな操作で、かつ、導入レクチャーはシステム使用料内でご用意しており、ご使用にお困りのことは少ないと思いますが、それでも不安が大きいという場合には、弊社担当者が過去の経験を活かし、手厚くフォローさせていただきます。


◆すべてのサービスと機器をお使いいただける「フルプラン」:

「フルプラン」では、C-サポートでご用意している全てのサービス・機材をご使用いただけます。

:フルプランでの導入お支払い例:

(a)初年度1年間システム利用料:40,000円(月)×12(カ月)=480,000円
(b)初期導入サポート料:150,000円
(c)表示ディスプレイ導入費(ディスプレイ機器本体代、セッティング費用等含む):300,000円

「IT導入補助金」の申請で、上記に対し以下の補助金が適用されます。

本体価格:930,000円 ー 補助金額:572,500 + 消費税(補助金は対象外):93,000円
=初年度お支払い合計 450,500円


 申請手続き等弊社でサポートいたします。お問い合わせください。

C-サポートは、地域ケアプラザ予約に関する業務をシステムで一括処理。
職員様の業務効率化と利用者へのサービス向上をサポートします。