[横浜市地域ケアプラザ、部屋予約サポートシステム]

横浜市内の地域ケアプラザ様から、直接ご相談を受け、
施設利用予約の現場業務とぴったり合ったシステムを開発しました。

施設利用予約・抽選・受付・管理に特化。
利用者(団体)の利便性向上と、職員業務の軽減をサポートします。

コロナ禍、非対面の予約受付で感染対策の強化、
抽選時や、当落に関する不満などの対人トラブルを回避

[現在、横浜市青葉台地域ケアプラザで、システム稼働中 ]

★弊社、施設管理支援システムシリーズ[F-サポート(→)]は、
横浜市内 8区・約30の地区センター、コミュニティハウスで実際の予約業務に使用されており、

C-サポートはそのノウハウを生かし、ケアプラザ専用に改良したシステムです。

インターネット予約の導入により、感染症・対人トラブル回避
職員様の負担減

地域ケアプラザ独自、団体種別により異なる複雑な予約に対応!

C-サポートの主な機能

1:地域ケアプラザ利用予約・抽選受付

◆予約はインターネットでいつ、どこででもOK。
予約状況をカレンダー形式で表示し、新たな予約が入ればリアルタイムに更新。
ホームページ・館内ディスプレイで、いつでも誰でも確認可能です。

空きのある日時の確認は利用者側で行える≫
利用者は…
施設へ問い合わせなくても、自身の都合と照らし合わせ、すぐに予約が入れられます
・予約抽選の際、すでに希望が入っている日時をさけ、できるだけ当選確率の高い日時を選んで応募できます

地域ケアプラザ職員は…
・空き日時の問い合わせ、窓口での予約が減りますので、対応職員様の予約に関する業務は大幅に軽減できます。
→業務の効率化でストレスフリーを目指せます。


従来通りの電話、FAX、窓口受付等の予約方法の場合も、インターネットからの予約と一括で処理が出来ます。

電話対応での、予約・キャンセルなどでおこる、利用者・職員間の、聞き間違い、勘違いが等が減り、双方が不快な思いをしたり、トラブルに発展することも回避できます。

2:抽選予約の当落管理・抽選結果の通知

◆予約応募の抽選は、抽選日にワンクリックで終了。抽選は、システムがランダムに当落を決定します。

利用者に公平なシステムでの抽選後は、当落結果を自動でメール配信します。

  • 抽選の不正、不平等を疑われない機械的抽選を行います。

3:予約に関しての告知・事務処理・登録団体管理

部屋の利用予定・お知らせ等を、館内にディスプレイ表示

  • ディスプレイ表示は、C-サポートの標準仕様です。ディスプレイ機器の料金もあらかじめ含まれておりますので、別途ご用意いただく必要はありません。

定期的な横浜市への報告書類等、地域ケアプラザで必要なデータを、簡単操作で集計・ダウンロードできます。

利用申請書・利用実績集計・利用スケジュール表等、
必要項目が記入された書類をプリントアウトできます。

  • 各部屋に掲示できる使用予定表も自動で作成。全館分まとめてプリントアウトして、すぐに掲示できます。

C-サポートは、地域ケアプラザ予約に関する業務をシステムで一括処理。
職員様の業務効率化と利用者へのサービス向上をサポートします。

C-サポートの安心設計

お客様の声:青葉台地域ケアプラザ様

青葉台地域ケアプラザ様にC- サポートを導入いただく際、ご担当いただいた高橋様からコメントをいただきました。(質問:コム・アシスト株式会社担当・讃良)

Q. システム導入のきっかけは?

高橋様:

私が若草台地区センター(弊社予約システムF- サポート導入済)を訪問した時、インターネットで部屋
の予約がされ、入口には大きなディスプレイに部屋の予約状況が表示されていました。
 予約受付の度に業務を止めなければならない悩みや受付の際窓口に人が重なり混雑してしまうという課題がかね
てよりあり、この度のコロナ禍にあって、当館でもこのような形が取れると非常に助かるなと考えたのがきっかけです。
 また、利用される方々から地区センターと同じ予約システムがあると良いという希望も強くあり導入を考えました。


Q. 導入前に一番期待されたことは?

高橋様:

これまで部屋の予約に関しては、電話での対応も来館時の対応もすべて紙の台帳を使用して管理して
きましたが、これにスタッフの時間がとられ、その都度業務を停止することになって効率の悪さを感じていました。
 更に利用者との予約や予約の取り消しに関する行き違いなどが生じることもあり、このあたりが改善されることを
期待しています。

⇒システム(C- サポート)には履歴機能があり、登録や変更に関して後日確認ができます。


Q. 導入されていかがでしょうか?

高橋様:

導入してまだ日が浅いのではっきりとは言えませんが、スタッフも操作方法に慣れ、利用者とのトラブル
も無くスムーズなスタートを切れたと思っています。


Q. 今後期待されることは?

高橋様:

このシステム(C- サポート)を活用することで、今までの悩みや課題が解決するだけでなく、スタッフ
の業務負担軽減による心の安定、結果として来館される方々との笑顔の交流が末永く続いていくことになれば非常
に嬉しいですね。

⇒今後も改善を重ね、より使い易く機能を充実していきます。


C-サポート導入~予約開始までの大まかな流れ

1. ご契約


2. システムを地域ケアプラザ様のご要望に合わせて設定


3. 地域ケアプラザ職員様向けの使用研修会


4. 地域ケアプラザ利用者へ、インターネット予約開始の告知


5. 利用者団体情報をシステムに登録


(告知・登録に関しても、ご希望があれば、弊社でサポートいたします)


6. 各利用者に向けて予約用メールアドレスの登録依頼

(職員による入力の間違いを防ぐため、利用者本人がインターネットでメールアドレスを登録する、入力の案内書類が自動で作成されます。
各団体ごとに専用の登録ページがあり、書類はそのリンクをQRコードで案内する内容になっています。
各団体登録時に発行されますので、メールアドレス登録ご依頼の際にお渡しください)


7. 利用者はアドレス登録とメールで届くワンタイムパスでログイン


8. インターネット・窓口でのご予約開始


9. サイネージ機器の設置

(4か月分の予約の予定カレンダー、当日の利用状況などをディスプレイ表示します。)


C-サポート基本構成

・支援管理システム(施設予約管理用/利用者予約用)
・当日予定表示機器:28inchディスプレイ…1台
・4ヶ月予約表示機器:32inchディスプレイ×2…1台

動作環境

【利用者】ブラウザが動作すれば、OS・機器は問いません。モバイルでの利用可能(一部使用できない機種があります)
【管理者】ブラウザが動作するWindowsPC
※利用者、管理者ともインターネット環境必須

特別なPCやOSは不要です。現在ご使用中のものがあれば、そのままでお使いいただけます。

価格

システム使用料(初回・月々)+ディスプレイ価格が標準になります。詳しくはお問い合わせの際にご説明いたします。