お客様からのご相談と弊社からのご提案例。
以下の例に挙げたものと同じようなご相談の場合にも、個々のお客様の事情やご予算、技術の変化などに合わせ、その時々にもっとも有効と思われるご提案をいたします。
【ご相談事例１】 食品卸会社のルート営業の管理
【ご相談事例２】 高齢者向け宅食サービスの宅配担当者の管理
【ご相談事例３】 ビル管理会社の巡回結果の管理
【ご相談事例４】 ソーラーシステム販売会社の営業体制の管理
【ご相談事例５】 パソコン講師派遣会社の受注・派遣管理
事例：1
事例：1
食品卸会社のルート営業の管理
■ 業種 ／ 食品卸会社
■ 業務概要 ／ エリア制の食品卸の営業
■ システム種別 ／ ルート営業の管理
■ 利用予定者数 ／ 本部スタッフと営業マン約４０人
■ 現状
基本的にデリバリー先は食品スーパーが中心ですが、担当するエリアによって営業マンの作業時間の差が大きく異なる。特に何処で時間が掛かり過ぎるのかを現在の紙の日報では把握しにくく限界を感じている。この日報も会社への戻り時間が遅い場合、適当に書いて帰る営業マンンも多いため、日報の管理も徹底されていない。また現場で営業マンがスーパーの担当者からの意見を吸い上げる仕組みも出来ていないため、他社に比べて改善内容、改善スピードが遅くなっている感じがする。トータルとして売り上げの落ち込みに影響していると思われる。
■ 要望
・エリアによる営業マンの忙しさに大きな差があるので是正する情報がほしい。
・日報をわかりやすいものにし、作成に時間がかからないようにしたい。
・現場で集められた情報や本部からの情報を生かしたい。
■ 弊社からのご提案
仕事内容の煩雑さやわかりづらさは、数値化することでかなり改善されます。日報も文章だけで記述すると時間がかかる上、他の者が見ても把握するのに 時間がかかってしまいます。数値化できるものはできるだけ数値化した管理画面を用意することで、営業マンの負担を軽減し、各営業マンの現状をスムーズに把 握できるようになります。
さらに各営業マンが現在どの場所で活動しているか、リアルタイムで本部で把握できるシステムを使って、本部からタイムリーな指示が出せる体制がつくれます。
事例：2
事例：2
高齢者向け宅食サービスの宅配担当者の管理
■ 業種 ／ 高齢者向け宅食サービス
■ 業務概要 ／ 契約の高齢者宅へ定期的に食事を配達
■ システム種別 ／ 宅配担当者の管理
■ 利用予定者数 ／ 本部スタッフと宅配担当者５５人
■ 現状
契約先から、
・自宅に本日の食材が到着しているかどうかを知りたい
・本日だけ留守にするので配達を中止してほしい
といった問い合わせに対して、都度お客様のエリアのデリバリー担当者の携帯へ連絡を取り、その結果をお客様へフィードバックするという面倒な手間を省きたい。またデリバリーを外注先に依頼しているエリアがあるので、一層統一されたオペレーションが必要になる。
時間的なロスも多く、しかも返事の時間が掛かり過ぎるとお客様からの信頼も失ってしまう。またこれがお客様のネットワークの中で悪い評判になって営業的にも悪影響を及ぼしつつある。この現状を改善したい。
■ 要望
・宅配担当者が予定時間内に契約先に食材配達を完了しているか把握したい。
・食材配達ルートが月単位で変更されるので、その都度正しいルートを簡単に把握できるようにしたい。
・新人に引継ぎが簡単にできるようにしたい。
■ 弊社からのご提案
GPS機能を活用することにより、ご要望を満たすシステムが可能です。配達担当者は宅配先で、スマートフォン及び携帯電話で、ワンクリックの操作で位置情報を登録することが出来ます。各宅配担当者から送信された情報は集計され、本部でリアルタイムの配達状況が確認できます。また宅配ルートをMAP状にプロットすることができますので、この機能によりルートを新人に明確に伝えることが可能です。
事例：3
事例：3
ビル管理会社の巡回者と報告の管理
■ 業種 ／ ビル管理会社
■ 業務概要 ／ ビルの夜間巡回業務
■ システム種別 ／ 巡回結果の管理
■ 利用予定者数 ／ 本部スタッフと巡回作業者約１１０人
■ 現状
ビル管理を依頼してくるクライアントより、報告書の信頼性を高めてほしいとの要望が頻繁に出るようになってきた。実際にクライアントのビルを夜間定期巡回しているのか報告書を出してほしいとの要望である。同時にビル管理の場合、夜間巡回作業者が本部に戻ってから書く日報に時間をとられすぎている現状がある。クライアントからの問い合わせに対し、現在は紙で保管された膨大な報告書を探しながら確認するため、時間が掛かりすぎタイムリーに対応できない状況にある。またこのことが信頼性を低く見られる原因になりつつある。更に対応できる担当者が限られているので、せめて複数人が簡単な操作で対応できる状況を作りたい。
■ 要望
・報告書の信頼性を高めるための手立てをとりたい。
・報告項目をデータ化して、日報のための時間を短縮したい。
・ビル管理の依頼先からの問合せにすぐに対応できるシステムをつくりたい。
・報告書をデータとして提出できる形をとりたい。
■ 弊社からのご提案
誰が、何時、どのビルを巡回し、その時の状況も含め、データベースに蓄積し、必要な時に情報をワンクリックで閲覧できるシステムをご提案します。巡回者は巡回先で決められたフォーマットに従い情報を入力するだけで、この情報はリアルタイムで指定した相手にメール送信されます。データは全て蓄積されていますので、緊急の問い合わせに対してもすぐに回答することができます。フォーマットを決めておけば、そのまま報告書として提出することができます。蓄積された情報に基づいて、過去の状況に対する問い合わせにも速やかに対応できます。
事例：4
事例：4
ソーラーシステム販売会社の営業体制の管理
■ 業種 ／ ソーラーシステム販売会社
■ 業務概要 ／ 家庭向けソーラーシステムの訪問販売業務
■ システム種別 ／ 営業体制の管理
■ 利用予定者数 ／ 本部スタッフと営業担当者約１００人
■ 現状
夜８時頃から１０時頃までに各営業担当者から一斉に送られてくるメール報告を待って、事務担当者がExcelシートにデータの入力を始める。データ入力が終了するのが夜の１１時頃。その後このデータをもとに約７種類のフォームに従って報告書、及び資料の作成を行っている。また年間３回程度行われるキャンペーン時には一時的に価格が変更されるので売上計算が更に複雑になっている。現在全体の流れを正確に把握している担当者は一人だけで、この担当者が事実上休みを取れない状況が続いている。
■ 要望
・事務担当者の業務が夜間に及ぶので、この現状を変えたい。
・Excelでの集計は限界と感じているし、データが壊れた場合の対応策が無いのが不安。
・限られた人間だけでなく、誰もが操作できるシステムに変更したい。
・データを更に活用したいが方法が分からない。
■ 弊社からのご提案
現状のExcelでの報告書を確認させて頂いたところ特に下記の点が気になりました。
・集計のフォーマットがバラバラで非常に見づらい
・データを二重三重に登録していて不効率
・データの入力が間違えやすくチェックの方法が無い
そこで、各営業担当からの報告をオンライン上から自動的に集計されるシステムを提案いたします。
これにより今までの事務担当者の煩わしさ、忙しさを大幅に軽減することができます。
またキャンペーンなどの価格変更時にも、設定を変更するだけで対応が可能になります。
更に計算ミスという単純なミスを招くこともなくなります。
事例：6
事例：５
パソコン講師派遣会社の受注・派遣管理
■ 業種 ／ パソコン講師派遣会社
■ 業務概要 ／ 個人宅へパソコン講師を派遣し、セミナーを実施
■ システム種別 ／ 受注・派遣管理
■ 利用予定者数 ／ 本部スタッフと派遣講師の約３０人
■ 現状
企業・個人からのセミナー依頼を電話により受け付け、一方で依頼されたスキルに見合う講師を見つけ出し日程面をふくめて、講師に派遣の打診、依頼を連絡している。全て人間が手配しているので、間違えが多いことと時間のロスが問題。
■ 要望
・企業・個人からの依頼をネットで受け付けしたい。
・スケジュール調整もネット上でできるようにしたい。
・各講師の予定や訪問状況を一覧で確認できるようにしたい。
・今後講師の人数を増やして事業を拡大したいので、体制を整えたい。
■ 弊社からのご提案
ご要望の内容は、弊社が他業種で開発したネット予約のしくみと内部管理システムの組み合わせることで実現します。
弊社開発の「予約システム」をベースに開発することで、スムーズな開発が期待できると同時に、一からの開発費用を考えると、費用でもシステムの安定面でも優れていると言えます。
また管理者としては講師の動きがリアルタイムで把握したい場合は、ＧＰＳ機能によりＭＡＰ上にプロットすることもできます。また蓄積されたデータを活用することで、経営に役立てることが可能になります。