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【ご相談事例5】 美容師派遣会社の手配・請求・支払の管理

☑業種

美容師派遣会社

☑業務概要

介護施設などから美容師派遣の要請を受け、美容師を派遣

☑システム種別

請求・支払の管理

☑利用予定者数

本部スタッフと委託美容師の約10人

☑現状

美容師を介護施設へ派遣訪問して施術する業務を行っている。
・派遣社員の給与が派遣先と連動して変動する
・派遣日に合わせた美容師の出勤状況の把握
・介護施設へ支払う金額が異なること
・介護施設でのお客様人数によって美容師の人数が異なること
など変更される要素が非常に多く、都度全て慣れた人間の判断により計算されている現状がある。
また月末の介護施設への請求書作りと社員への給与計算も複雑さを極めている。特に介護施設への請求書関係は現在遅れ気味でクレームになっている。

☑要望

・介護施設の状況と社員状況を一元的に管理し、どの介護施設に誰が訪問すると言った基本部分は、ある程度自動化できるようにしたい。
・美容師の行う業務が、比較的介護施設の現場で決まることが多いので何とかしたい
・介護施設への請求、美容師への支払を自動で計算できるようにしたい。

☑弊社からのご提案

今まで書面で行っていた訪問先での情報入力を、スマートフォン・携帯電話を使用して行うシステムを提案いたします。訪問依頼を受けた時点で、担当者は情報をシステムに書き込み対象となる美容師へ情報が送られる仕組みとします。情報を受けた美容師は、自分の勤務状態を判断して回答を返信する仕組みを構築します。
これにより、より早く現状の売上確認ができ、手間のかかっていた計算が自動で行われますので本部の作業が大幅に軽減されます。