「営業支援システム」と「巡回営業管理ソフト」で営業活動を全面サポート

【ご相談事例3】 ビル管理会社の巡回者と報告の管理

☑業種

ビル管理会社

☑業務概要

ビルの夜間巡回業務  

☑システム種別

巡回結果の管理

☑利用予定者数

本部スタッフと巡回作業者約110人

☑現状

ビル管理を依頼してくるクライアントより、報告書の信頼性を高めてほしいとの要望が頻繁に出るようになってきた。実際にクライアントのビルを夜間定期巡回しているのか報告書を出してほしいとの要望である。同時にビル管理の場合、夜間巡回作業者が本部に戻ってから書く日報に時間をとられすぎている現状がある。クライアントからの問い合わせに対し、現在は紙で保管された膨大な報告書を探しながら確認するため、時間が掛かりすぎタイムリーに対応できない状況にある。またこのことが信頼性を低く見られる原因になりつつある。更に対応できる担当者が限られているので、せめて複数人が簡単な操作で対応できる状況を作りたい。

☑要望

・報告書の信頼性を高めるための手立てをとりたい。
・報告項目をデータ化して、日報のための時間を短縮したい。
・ビル管理の依頼先からの問合せにすぐに対応できるシステムをつくりたい。
・報告書をデータとして提出できる形をとりたい。

☑弊社からのご提案

誰が、何時、どのビルを巡回し、その時の状況も含め、データベースに蓄積し、必要な時に情報をワンクリックで閲覧できるシステムをご提案します。巡回者は巡回先で決められたフォーマットに従い情報を入力するだけで、この情報はリアルタイムで指定した相手にメール送信されます。データは全て蓄積されていますので、緊急の問い合わせに対してもすぐに回答することができます。フォーマットを決めておけば、そのまま報告書として提出することができます。蓄積された情報に基づいて、過去の状況に対する問い合わせにも速やかに対応できます。