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【ご相談事例4】 ソーラーシステム販売会社の営業体制の管理

☑業種

ソーラーシステム販売会社

☑業務概要

家庭向けソーラーシステムの訪問販売業務

☑システム種別

営業体制の管理

☑利用予定者数

本部スタッフと営業担当者約100人

☑現状

夜8時頃から10時頃までに各営業担当者から一斉に送られてくるメール報告を待って、事務担当者がExcelシートにデータの入力を始める。データ入力が終了するのが夜の11時頃。その後このデータをもとに約7種類のフォームに従って報告書、及び資料の作成を行っている。また年間3回程度行われるキャンペーン時には一時的に価格が変更されるので売上計算が更に複雑になっている。現在全体の流れを正確に把握している担当者は一人だけで、この担当者が事実上休みを取れない状況が続いている。

☑要望

・事務担当者の業務が夜間に及ぶので、この現状を変えたい。
・Excelでの集計は限界と感じているし、データが壊れた場合の対応策が無いのが不安。
・限られた人間だけでなく、誰もが操作できるシステムに変更したい。
・データを更に活用したいが方法が分からない。

☑弊社からのご提案

現状のExcelでの報告書を確認させて頂いたところ特に下記の点が気になりました。
・集計のフォーマットがバラバラで非常に見づらい
・データを二重三重に登録していて不効率
・データの入力が間違えやすくチェックの方法が無い
そこで、各営業担当からの報告をオンライン上から自動的に集計されるシステムを提案いたします。
これにより今までの事務担当者の煩わしさ、忙しさを大幅に軽減することができます。
またキャンペーンなどの価格変更時にも、設定を変更するだけで対応が可能になります。
更に計算ミスという単純なミスを招くこともなくなります。